Cómo calcular el IVA en Excel

Aunque estandarizado en la Unión Europea, el IVA es un impuesto indirecto que se aplica en la mayor parte del mundo, con diferentes nombres.

Si eres autónomo o un profesional que llevas a cabo proyectos comerciales, tarde o temprano tendrás que crear facturas o presupuestos con IVA.

Desde un punto de vista más general, calcular el IVA exige aplicar porcentajes, así que si completas este tutorial aprenderás a aplicar porcentajes a tablas y listas de Excel.

Vamos a explicar cómo calcular el IVA en Excel, utilizando varios métodos que se ajustan a diferentes escenarios. La ventaja de usar una hoja de cálculo es que basta con definir la fórmula y después podemos clonarla en todas las celdas que queramos. Incluso es posible cambiar el porcentaje del IVA en una casilla, si trabajamos con proveedores o compradores de diferentes países, y el cambio se aplicará a toda la hoja de cálculo.

Cálculo simple del IVA

El concepto que hay detrás del IVA es sencillo. Es un impuesto que se aplica a un producto o servicio en forma de porcentaje, sumándose al precio final.

El IVA varía según el producto y el país, pero para nuestros ejemplos vamos a usar un IVA de un 21%. Si por ejemplo tenemos un precio de 100€, el IVA añade 21€ más, y el precio final es 121€.

Vamos a ver cómo calcular el IVA en Excel en un único producto.

En la columna A hemos puesto los cuatro campos con los que vamos a trabajar: el precio sin IVA, la tasa del IVA. el IVA a sumar, y el precio final. Como ejemplo partimos de un precio sin IVA de 2500€, y una tasa de IVA del 21%:

Para calcular el IVA para ese precio en concreto, simplemente hay que multiplicar el precio (2500) por la tasa del IVA (21%). Excel acepta multiplicar directamente con porcentajes, así que aplicamos la fórmula para multiplicar la celda B1 por la celda B2. Por tanto en la casilla B3, la del IVA, escribimos: =B1*B2

Obtendremos el 21% de 2500, que es 525.

Para obtener el precio final hay que sumar el precio sin IVA (celda B1) con el IVA (celda B3). Por tanto en la celda B4 escribimos la fórmula: =B1+B3

Y aquí podemos ver el resultado final:

Es un procedimiento sencillo que se puede usar siempre que necesites trabajar con porcentajes.

Lista de precios

Calcular el IVA en Excel de forma individual es pesado, así que vamos a ver cómo podemos aplicarlo de forma automática a una lista de precios. Partimos de una lista ejemplo con cinco productos. Hemos puesto la tasa del IVA en una celda aparte porque la podremos cambiar, y veremos cómo se ajustan los precios automáticamente:

Como hemos visto, el IVA se calcula multiplicando el precio sin IVA por la tasa. En nuestro ejemplo los precios están en la columna B, y la tasa en la celda B8. Lo que vamos a hacer es poner la fórmula en el Producto1, y arrastrarla por toda la columna, para que se aplique a todos los precios. Por tanto, en la casilla C2 (IVA del primera producto) debemos multiplicar el precio sin IVA por la tasa, es decir, escribir la fórmula: =B2*B8.

Al arrastrar una fórmula, Excel ajusta automáticamente las posiciones de cada celda. Pero nosotros queremos que la celda B8 siempre se mantenga fija, porque es la tasa del IVA, la misma para todos. Para hacer esto, tras escribir la anterior fórmula en la celda C2, vamos a la barra de fórmulas, en la parte superior. Colocamos el cursor en la celda B8, y pulsamos la tecla F4. Aparecerán los símbolos del dólar que indican que hemos bloqueado esa celda:

Ya hemos completado el paso más difícil. Ahora simplemente hay que pinchar en la esquina inferior derecha de la celda C2, y arrastar el rectángulo hacia abajo, para que la fórmula se aplique automáticamente a toda la columna:

Para calcular el precio final hay que sumar el precio sin IVA, y el IVA. En la celda D2 escribimos: =B2+C2

Para aplicar la suma a toda la columna, pinchamos en la esquina inferior derecha de la celda D2, y arrastramos el rectángulo hacia abajo:

Con este método solo tenemos que escribir un par de fórmulas, y las aplicamos automáticamente a todos los precios que queramos. Además obtenemos una función extra adicional. Si queremos cambiar el IVA de todos los productos, basta con cambiar el porcentaje en la celda de la tasa del IVA, la B8, y automáticamente se ajustan todos los valores de la tabla. Mira lo que ocurre si cambiamos el IVA de un 21 a un 4%:

Lista de precios a la inversa

Ahora que conocemos los conceptos, podemos jugar con ellos. Partimos del supuesto inverso: tenemos el precio final, y queremos calcular cuánto es el IVA, y el precio sin IVA:

Para resolver esto tenemos que recurrir a las matemáticas.

Si el precio sin IVA es el 100%,  el precio final añade la tasa del IVA. En nuestro ejemplo como el IVA es el 21%, el precio final del producto es el 121%. Si multiplicas el precio sin IVA por 121% o 1.21 obtienes el precio final. A la inversa, si divides el precio final por 121% o 1.21, obtienes el precio sin IVA.

Por tanto como queremos el precio sin IVA, hay que dividir el precio final de la columna D entre 1.21. En la celda B2 habría que escribir la fórmula: =D2/1.21

El problema de esta fórmula es que solo sirve si el IVA es el 21%. ¿Cómo podemos estandarizarla? Recordemos que en la celda B8 tenemos la tasa. El valor 1.21 es equivalente a 1 + 0.21, y la segunda cifra es lo que pone en la celda B8. Es decir, (1+B8). Por tanto, en la celda B2 escribimos la fórmula: =D2/(1+B8). Como antes, ponemos el cursor en B8 en la barra de fórmulas y pulsamos la tecla F4, para fijar ese valor al copiar la fórmula:

Ya solo nos queda arrastrar la fórmula hacia abajo en la columna, para obtener todos los precios sin IVA.

Para la columna del IVA, multiplicamos el precio sin IVA por la tasa del IVA. En la celda C2 escribimos: =B2*B8, y fijamos la celda B8 con la tecla F4. Arrastramos la fórmula en la columna del IVA, y obtenemos todos los valores:

Como antes, si cambiamos la tasa del IVA en la celda correspondiente, se ajustarán automáticamente todos los valores.

Lista de precios sin columna de IVA

También es muy común que en una lista de precios se muestre el precio sin IVA y el precio final, sin la columna de IVA:

Como hemos visto antes, si multiplicas el precio sin IVA por el porcentaje total, en nuestro ejemplo 121% o 1.21, obtienes el precio final. La fórmula sería: =B2*1.21

Para estandarizarla la escribimos así: =B2*(1+B8), siendo B8 la celda de la tasa del IVA, que fijamos con la tecla F4:

Arrastramos la fórmula hacia abajo por toda la columna C, y obtendremos el precio final en todos los productos.

Esperamos que este tutorial para calcular el IVA en Excel, te haya resultado útil. Repásalo un par de veces para entender todos los conceptos.(TB).